Номер извещения: 0158300024626000008

Общая информация о закупке

Внимание! За нарушение требований антимонопольного законодательства Российской Федерации о запрете участия в ограничивающих конкуренцию соглашениях, осуществления ограничивающих конкуренцию согласованных действий предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 14.32 КоАП РФ и ст. 178 УК РФ

Способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя): Электронный аукцион

Наименование электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: РТС-тендер

Адрес электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: http://www.rts-tender.ru

Размещение осуществляет: Заказчик РОСТОВСКАЯ-НА-ДОНУ ГОРОДСКАЯ ДУМА

Наименование объекта закупки: Оказание услуг по адаптации системы электронного документооборота "Дело"

Этап закупки: Подача заявок

Сведения о связи с позицией плана-графика: 202601583000246001000013

Контактная информация

Размещение осуществляет: Заказчик

Организация, осуществляющая размещение: РОСТОВСКАЯ-НА-ДОНУ ГОРОДСКАЯ ДУМА

Почтовый адрес: Российская Федерация, 344002, Ростовская обл, Ростов-на-Дону г, Большая Садовая ул, Д.47

Место нахождения: Российская Федерация, 344002, Ростовская обл, Ростов-на-Дону г, Большая Садовая ул, Д.47

Ответственное должностное лицо: Шкандыба Н. Н.

Адрес электронной почты: sidum@mail.ru

Номер контактного телефона: 7-863-2403465

Факс: 7-863-2694398

Дополнительная информация: Информация отсутствует

Регион: Ростовская обл

Информация о процедуре закупки

Дата и время начала срока подачи заявок: 10.06.2026 14:49 (МСК)

Дата и время окончания срока подачи заявок: 18.06.2026 09:00 (МСК)

Дата проведения процедуры подачи предложений о цене контракта либо о сумме цен единиц товара, работы, услуги: 18.06.2026

Дата подведения итогов определения поставщика (подрядчика, исполнителя): 19.06.2026

Начальная (максимальная) цена контракта

Начальная (максимальная) цена контракта: 5 043 810,00

Валюта: РОССИЙСКИЙ РУБЛЬ

Идентификационный код закупки (ИКЗ): 263616422975361640100100130016209244

Информация о сроках исполнения контракта и источниках финансирования

Срок исполнения контракта (отдельных этапов исполнения контракта) включает в том числе приемку поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, а также оплату заказчиком поставщику (подрядчику, исполнителю) поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги

Дата начала исполнения контракта: с даты заключения контракта

Срок исполнения контракта: 31.12.2026

Закупка за счет бюджетных средств: Да

Наименование бюджета: бюджет города Ростова-на-Дону

Вид бюджета: местный бюджет

Код территории муниципального образования: 60701000: Муниципальные образования Ростовской области / Городские округа Ростовской области/ / город Ростов-на-Дону

Информация об объекте закупки

Код позиции - Наименование товара, работы, услуги - Ед. измерения - Количество (объем работы, услуги) - Цена за ед., ? - Стоимость, ?

- 62.09.20.190 - Оказание услуг по адаптации системы электронного документооборота "Дело" Оказание услуг по адаптации системы электронного документооборота "Дело" Соответствие Общие сведения. Список сокращений: СЭД - Система электронного документооборота, РК - Регистрационная карточка, РКПД - Регистрационная карточка проекта документа, СУБД - Система управления базами данных, ПО - Программное обеспечение, БД - База данных, ЧТЗ - Частное техническое задание. Цель оказания услуг: Целью оказания услуг является внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» взамен устаревшей системы Заказчика с переносом данных и адаптации необходимого функционала Соответствие Описание СЭД: Система электронного документооборота в Ростовской-на-Дону городской Думе внедряется на базе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (зарегистрирована Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам в реестре программ для ЭВМ (свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2006614189, зарегистрировано в реестре программ для ЭВМ 6 декабря 2006 года)). Неисключительные права на использование программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» принадлежат Заказчику, в соответствии с соглашением о взаимодействии при организации межведомственного электронного документооборота от 11.03.2026 г. №4. Неисключительные права на использование программного обеспечения Альт СП (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 4305 от 29.03.2018) принадлежат Заказчику. Неисключительные права на использование программного обеспечения Postgres Pro Certified (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 104 от 18.03.2016) принадлежат Заказчику Соответствие - Условная единица - 1,00 - 5 043 810,00 - 5 043 810,00

- Наименование характеристики Значение характеристики Единица измерения характеристики Инструкция по заполнению характеристик в заявке Оказание услуг по адаптации системы электронного документооборота "Дело" Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Общие сведения. Список сокращений: СЭД - Система электронного документооборота, РК - Регистрационная карточка, РКПД - Регистрационная карточка проекта документа, СУБД - Система управления базами данных, ПО - Программное обеспечение, БД - База данных, ЧТЗ - Частное техническое задание. Цель оказания услуг: Целью оказания услуг является внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» взамен устаревшей системы Заказчика с переносом данных и адаптации необходимого функционала Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Описание СЭД: Система электронного документооборота в Ростовской-на-Дону городской Думе внедряется на базе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (зарегистрирована Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам в реестре программ для ЭВМ (свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2006614189, зарегистрировано в реестре программ для ЭВМ 6 декабря 2006 года)). Неисключительные права на использование программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» принадлежат Заказчику, в соответствии с соглашением о взаимодействии при организации межведомственного электронного документооборота от 11.03.2026 г. №4. Неисключительные права на использование программного обеспечения Альт СП (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 4305 от 29.03.2018) принадлежат Заказчику. Неисключительные права на использование программного обеспечения Postgres Pro Certified (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 104 от 18.03.2016) принадлежат Заказчику Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Состав услуг: 1. Обследование процессов делопроизводства и документооборота Заказчика. Разработка частного технического задания. На основании предоставленной Заказчиком информации необходимо: • Изучить организационную структуру организации Заказчика; • Изучить нормативно-распорядительную, методическую и справочную базу организации Заказчика в части регламентации работ по делопроизводству и документообороту; • Выявить ключевые подразделения (должностные лица) в части прохождение документопотоков; • Исследовать документопотоки, существующие технологические процессы. • Выявить ключевые и проблемные моменты в технологической цепочке регистрации, обработки, передачи, учета и последующего хранения документов. По итогам сбора и систематизации информации в течение 60 календарных дней с даты заключения муниципального контракта Исполнителем составляется частное техническое задание (далее – ЧТЗ). ЧТЗ направляется Исполнителем на рассмотрение Заказчику по электронной почте не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты составления. Заказчик в течение 5 (пяти) рабочих дней должен согласовать ЧТЗ или предложить корректировки, которые должны быть исправлены Исполнителем в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения. Корректировки направляются Заказчиком по электронной почте в адрес Исполнителя Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 2. Сопровождение установки серверной части программного обеспечения системы «ДЕЛО». Требуется установить серверную часть ПО СЭД, включая все необходимые компоненты СЭД на вычислительные мощности Заказчика: • СУБД Postgres Pro; • Серверную часть подсистемы «Дело-Web»; Программное обеспечение и вычислительные мощности предоставляются Заказчиком. Заказчиком обеспечивается соответствие характеристик серверного оборудования требованиям разработчика СЭД: Количество активных сессий: 10 – 100; Сервер БД (1шт.): CPU – 4 ядра, RAM – 16 Гб, SSD – 300Гб; Функциональный сервер (Backend сервер, Frontend сервер, Сервер Фоновых задач, Файловое хранилище, Сервер удаленной проверки ЭП) (1 шт.): CPU – 4 ядра, RAM – 24 Гб, HDD – 600 Гб; Сервер ElasticSearch (1 шт.): CPU – 12 ядер, RAM – 56 Гб, SSD – 1000 Гб; Хранилище резервных копий – 2000 Гб Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 3. Адаптация системы в части настройки и заполнения справочников системы (за исключением справочника «Номенклатура дел»). Необходимо настроить СЭД (заполнить справочники базы данных системы) на основании согласованных с Заказчиком в ЧТЗ правил настройки СЭД. Необходимо выполнить настройку справочников: • Группы документов; • Подразделения; • Кабинеты; • Грифы доступа • Рубрикатор; • Категории адресатов; • Типы реестров; • Типы виз; • Категории поручений. В справочник «Подразделения» требуется заполнить структуру организации. Справочник содержит информацию о структурных подразделениях и должностных лицах Заказчика. Данные о должностных лицах необходимо ввести в соответствии с их принадлежностью к структурным подразделениям. Требуется создать картотеки для подразделений. Необходимо настроить в системе 45 пользователей и назначить им права, позволяющие выполнять им служебные функции в СЭД. Требуется заполнить реквизиты: • ФИО пользователя. • Опции, которые будут использоваться при работе данным пользователем. • Ассоциация пользователя с должностным лицом. • В правах пользователя должны быть настроены следующие закладки: • Картотека. Устанавливается флаг на тех картотеках, к которым пользователь имеет доступ в соответствии с полномочиями. • Абсолютные права. Должны быть настроены права в зависимости от полномочий должностного лица. • Картотека. Права назначаются пользователю индивидуально на каждую доступную картотеку. • Кабинеты. Определяется работа в кабинетах в соответствии с полномочиями. • Ограничение доступа. Грифы. Грифы назначаются пользователю индивидуально в зависимости от полномочий должностного лица. Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Информация для настройки и адаптации СЭД направляется Заказчиком в адрес Исполнителя в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня заключения контракта на адрес электронной почты, предоставленный Исполнителем или другими способами передачи информации согласованным Заказчиком. Состав необходимой информации для настройки и адаптации СЭД: • структура организации (файл в редактируемом формате .doc, .docx, .xls, .xlsx); • перечень сотрудников Заказчиков с указанием фамилии, имени, отчества, полным наименованием должности, роль в СЭД, (файл в редактируемом формате .doc, .docx, .xls, .xlsx); • бланки документов (файл в редактируемом формате .doc, .docx) (исходящие документы, организационно-распорядительные документы, внутренние документы); • перечень с наименованием и номерообразованием групп документов используемых для регистрации документов (входящие документы, исходящие документы, организационно-распорядительные документы, внутренние документы, обращения граждан); • перечень с информацией об ответственных должностных лиц из состава сотрудников (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон) Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 4. Адаптация системы путем заполнения справочника «Номенклатура дел». Справочник содержит систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях в соответствии с утвержденной (принятой) в организации номенклатурой дел. Первичной структурой справочника «Номенклатура дел» является справочник «Подразделения». Справочник заполняется в соответствии с данными, предоставленными Заказчиком по всем подразделениям, входящим в структуру Ростовской-на-Дону городской Думы. В каждой карточке дела будут заполнены следующие реквизиты: • Индекс дела • Заголовок дела • Ввод в действие (2026) • Завершение (2026) • Срок хранения • Статья хранения • Примечание (при наличии) Информация для настройки и адаптации справочника номенклатура направляется Заказчиком в адрес Исполнителя в течение 10 (десяти) рабочих дней после заключения контракта (файл в редактируемом формате .doc, .docx) Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 5. Сопровождение СЭД посредством консультирования пользователей по разделам, описанным в документации к ПО – «Курс Системного технолога СЭД». Необходимо провести обучение 1 группы численность до 3 человек специалистов указанной категории. Продолжительность курса не менее 24 часа Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Обучение проводится по следующим вопросам: • Введение в систему. Назначение и основные понятия системы. • Состав и структура системных справочников, порядок формирования и общие вопросы технологии их ведения. • Правила заполнения и ведение справочников системы. • Основные принципы настройки справочника «Подразделения». Назначение картотек. Ассоциация картотекообразующего подразделения с организацией. • Основные принципы настройки справочника «Группы документов». Настройка шаблонов номерообразования, счётчик номерообразования, отметка о наличии оригинала документа в электронном виде. Настройка реквизитов, защита от редактирования и копирования, удаление дополнительных реквизитов, протоколирование изменений дополнительных реквизитов, передача по электронным каналам связи. • Настройки и правила ведения справочников: «Грифы доступа»; «Виды доставки»; «Приоритеты проектов резолюций»; «Типы связок»; «Список организаций»; «Граждане», «Номенклатура дел» и др. справочники. • Ведение справочника «Пользователи». Регистрация пользователей системы и описание их прав. • Добавление пользователей, установка реквизитов пользователя и прав доступа к подсистемам, опциям. • Возможность определения роли пользователя. • Предоставление прав доступа к картотекам, настройка абсолютных, картотечных прав и ограничений. • Вывод в виде отчёта данных по пользователям системы. • Настройка рабочего места пользователя. • Регистрация документов. • Связывание документов. • Формирование поручений и исполнение документов. Работа в кабинете. Пересылка документа. • Создание проекта документа. • Работа в кабинете с папками проектов документов. • Поиск документов, личные папки. • Отчётные формы. • Работа с документами, списанными в дело Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Курс обучения предназначен для специалистов, ответственных за настройку СЭД «Дело», ведение системных справочников и управление правами пользователей СЭД. В результате прохождения курса специалист должен знать: • состав и структуру справочников СЭД; • состав и структуру Регистрационных карточек (РК) всех видов. В результате прохождения курсов специалист должен уметь: • производить настройки параметров СЭД; • вести системные справочники; • управлять правами пользователей системы Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 6. Сопровождение СЭД посредством консультирования пользователей по разделам, описанным в документации к ПО – «Курс пользователя СЭД». Необходимо провести обучение 3 групп (численность до 15 человек в 1 группе) специалистов указанной категории. Продолжительность курса не менее 8 часов. Обучение проводится по следующим вопросам: • Введение в систему. • Регистрация документов. • Связывание документов. • Формирование поручений и исполнение документов. Работа в кабинете. Пересылка документа. • Работа с проектами документов. • Поиск документов, личные папки. • Обмен документами по электронной почте. • Работа с документами, списанными в дело. • Отчётные формы. Для проведения обучения Заказчик осуществляет формирование группы из числа сотрудников. Список сотрудников, включенных в группу для обучения, направляется Заказчиком в адрес Исполнителя за 2 (два) дня до даты проведения курса. Присутствие сотрудников в ходе проведения обучения обеспечивается и контролируется Заказчиком. Заказчик осуществляет оповещение сотрудников о дате и времени проведения курса. Для проведения обучения Заказчик обеспечивает соответствующее помещение Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 7. Ввод в действие СЭД (консультации по работе на местах). Ввод в действие СЭД (консультации по работе на местах) должен проводиться на реальных документах на рабочих местах Заказчика. Требуется произвести обучение 5 пользователям руководящего состава. Продолжительность обучения – не менее 3 часа на человека Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 8. Разработка дополнительных печатных форм. В рамках механизмов, используемых в СЭД «Дело», Исполнитель выполняет адаптацию СЭД в части настройки печатных форм: не менее 15 штук. Перечень и содержание дополнительных печатных форм и шаблонов указываются в ЧТЗ Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 9. Адаптация системы путем переноса документов. Необходимо выполнить загрузку в СЭД «Дело» информации о документах, находящихся в системе электронного документооборота «Lotus Notes». Загрузка осуществляется на основании данных, предоставленных Заказчиком количеством не менее 25 тыс. документов. Данные предоставляются Заказчиком на электронном носителе в следующем формате: для каждого выгруженного документа должен быть создан отдельный каталог, содержащий файл с данными в формате .xml и файлы, которые необходимо прикрепить к регистрационной карточке документа в СЭД «Дело». В зависимости от вида выгруженного документа файл в формате .xml должен содержать следующие данные Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для входящих документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа (оригинальный); 4. Дата документа (оригинальная); 5. Входящий номер; 6. Дата регистрации; 7. Заголовок документа; 8. Корреспондент; 9. Автор (подписант); (ФИО полностью, должность); 10. Исполнитель; (ФИО полностью, должность); 11. Адресат; (ФИО полностью, должность); 12. Срок исполнения; 13. Статус исполнения; 14. Дата исполнения; 15. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 16. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 17. Дата первой резолюции 1-го уровня; 18. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 20. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 21. Файлы Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для исходящих документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер исходящего документа; 4. Дата исходящего документа; 5. Заголовок документа; 6. Адресаты; (наименование организации адресата); 7. Адресаты (ФИО представителя организации адресата); 8. ФИО (полностью) подписавшего документ; 9. Должность подписавшего документ; 10. ФИО (полностью) Исполнителя; 11. Должность исполнителя; 12. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 13. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 14. Дата первой резолюции 1-го уровня; 15. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 16. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 17. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 18. Файлы Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для обращений граждан: 1. Системный номер документа; 2. Вид обращения; 3. Вид доставки; 4. Регистрационный номер; 5. Дата регистрации; 6. ФИО Корреспондента (заявитель); 7. Город корреспондента (заявитель); 8. Регион корреспондента (заявитель); 9. Индекс корреспондента (заявитель); 10. Страна корреспондента (заявитель); 11. телефон корреспондента (заявитель); 12. e-mail корреспондента (заявитель); 13. Тип обращения; 14. Код тематики (вопрос); 15. Наименование тематики (вопроса); 16. Краткое содержание; 17. Срок исполнения; 18. Статус исполнения; 19. Дата исполнения; 20. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 21. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 22. Дата первой резолюции 1-го уровня; 23. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 24. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 25. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 26. Файлы Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для организационно-распорядительных документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа; 4. Дата документа; 5. Заголовок; 6. ФИО (полностью) подписавшего документ; 7. Должность подписавшего документ; 8. ФИО (полностью) Исполнителя; 9. Должность исполнителя; 10. Срок исполнения; 11. Статус исполнения; 12. Дата исполнения; 13. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 14. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 15. Дата первой резолюции 1-го уровня; 16. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 17. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 18. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. Файлы Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для внутренних документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа; 4. Дата документа; 5. Заголовок документа; 6. ФИО (полностью) Адресата; 7. Должность Адресата; 8. ФИО (полностью) подписавшего документ; 9. Должность подписавшего документ; 10. ФИО (полностью) Исполнителя; 11. Должность исполнителя; 12. Срок исполнения; 13. Статус исполнения; 14. Дата исполнения; 15. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 16. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 17. Дата первой резолюции 1-го уровня; 18. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 20. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 21. Файлы Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для повесток заседаний: 1. Коллегиальный орган (название комиссии, депутатские слушания, заседание Думы); 2. Номер заседания; 3. Дата заседания; 4. Файл протокола; 5. Номер вопроса; 6. Наименование вопроса; 7. Список системных номеров документов, относящихся к каждому вопросу (к каждому вопросу свой список) Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Для корректного заполнения всех разделов повесток заседаний, Заказчик обеспечивает выгрузку всех документов, указанных в вопросах повесток заседаний и предоставляет данные о том, какие документы, какому вопросу повестки соответствуют. Заказчик предоставляет описание полей файла с данными в формате .xml для каждого вида выгружаемого документа Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 10. Адаптация системы путем разработки процесса взаимодействия между базами. Исполнителю необходимо осуществить в соответствии с ЧТЗ модернизацию СЭД в части реализации механизма обмена документами между двумя базами данных: СЭД Администрации города Ростова-на-Дону и СЭД Заказчика. Обмен документов должен осуществляться в следующих направлениях: 1. Из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика. 2. Из СЭД Заказчика в СЭД Администрации города Ростова-на-Дону. Особенности обмена при передаче данных из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика. Необходимо переносить все документы, попавшие в картотеку Ростовской-на-Дону городской Думы. Кроме документов из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика должны передаваться и резолюции, на тех документах, которые были созданы в результате обмена данными из СЭД Заказчика в СЭД Администрации города Ростова-на-Дону. Авторы и исполнители таких резолюций заполняются из справочника организации Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки 11. Сопровождение адаптации СЭД в режиме опытной эксплуатации. Для обеспечения соблюдения специалистами Заказчика корректности работы в системе Исполнитель обязан осуществить сопровождение пользователей. В рамках сопровождения Исполнитель контролирует соблюдение пользователями технологии работы в СЭД: • при регистрации документов; • адресацию документов на исполнение; • контроль исполнения документов; • согласование проектов документов; • формирование отчетности; • ведение справочников системы. Сопровождение пользователей предусматривает присутствие специалистов Исполнителя по объектам установки СЭД в период ее использования однократно общей трудоемкостью не менее 7 (семи) человеко-дней. Под трудоемкостью понимается произведение количества сотрудников, осуществляющих оказание услуг, на количество рабочих дней Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки Условия оказания услуг: При оказании услуг необходимо соблюдать требования правил внутреннего распорядка, пропускного и внутриобъектового режима Заказчика и конфиденциальность информации ограниченного доступа, не проводить противозаконные действия по сбору такой информации, без письменного разрешения Заказчика не производить на территории Заказчика аудио и видео съемку и не вносить на территорию Заказчика приборы и оборудование, позволяющее производить аудио и видео съемку, не разглашать и не использовать во вред Заказчику полученные в рамках оказания услуг по настоящему техническому заданию сведения о Заказчике, о степени защищенности объектов информатизации, мероприятиях, применяемых для их защиты, персональные данные и информацию, прямо названную Заказчиком конфиденциальной. Передача указанной информации другим лицам может быть осуществлена только с письменного согласия Заказчика. За разглашение сведений, составляющих служебную, коммерческую и иную тайну, а также представляющих собой персональные данные, и нанесенный в результате этого ущерб Исполнитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации Соответствие Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Наименование характеристики - Значение характеристики - Единица измерения характеристики - Инструкция по заполнению характеристик в заявке - Оказание услуг по адаптации системы электронного документооборота "Дело" - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Общие сведения. Список сокращений: СЭД - Система электронного документооборота, РК - Регистрационная карточка, РКПД - Регистрационная карточка проекта документа, СУБД - Система управления базами данных, ПО - Программное обеспечение, БД - База данных, ЧТЗ - Частное техническое задание. Цель оказания услуг: Целью оказания услуг является внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» взамен устаревшей системы Заказчика с переносом данных и адаптации необходимого функционала - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Описание СЭД: Система электронного документооборота в Ростовской-на-Дону городской Думе внедряется на базе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (зарегистрирована Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам в реестре программ для ЭВМ (свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2006614189, зарегистрировано в реестре программ для ЭВМ 6 декабря 2006 года)). Неисключительные права на использование программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» принадлежат Заказчику, в соответствии с соглашением о взаимодействии при организации межведомственного электронного документооборота от 11.03.2026 г. №4. Неисключительные права на использование программного обеспечения Альт СП (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 4305 от 29.03.2018) принадлежат Заказчику. Неисключительные права на использование программного обеспечения Postgres Pro Certified (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 104 от 18.03.2016) принадлежат Заказчику - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Состав услуг: 1. Обследование процессов делопроизводства и документооборота Заказчика. Разработка частного технического задания. На основании предоставленной Заказчиком информации необходимо: • Изучить организационную структуру организации Заказчика; • Изучить нормативно-распорядительную, методическую и справочную базу организации Заказчика в части регламентации работ по делопроизводству и документообороту; • Выявить ключевые подразделения (должностные лица) в части прохождение документопотоков; • Исследовать документопотоки, существующие технологические процессы. • Выявить ключевые и проблемные моменты в технологической цепочке регистрации, обработки, передачи, учета и последующего хранения документов. По итогам сбора и систематизации информации в течение 60 календарных дней с даты заключения муниципального контракта Исполнителем составляется частное техническое задание (далее – ЧТЗ). ЧТЗ направляется Исполнителем на рассмотрение Заказчику по электронной почте не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты составления. Заказчик в течение 5 (пяти) рабочих дней должен согласовать ЧТЗ или предложить корректировки, которые должны быть исправлены Исполнителем в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения. Корректировки направляются Заказчиком по электронной почте в адрес Исполнителя - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 2. Сопровождение установки серверной части программного обеспечения системы «ДЕЛО». Требуется установить серверную часть ПО СЭД, включая все необходимые компоненты СЭД на вычислительные мощности Заказчика: • СУБД Postgres Pro; • Серверную часть подсистемы «Дело-Web»; Программное обеспечение и вычислительные мощности предоставляются Заказчиком. Заказчиком обеспечивается соответствие характеристик серверного оборудования требованиям разработчика СЭД: Количество активных сессий: 10 – 100; Сервер БД (1шт.): CPU – 4 ядра, RAM – 16 Гб, SSD – 300Гб; Функциональный сервер (Backend сервер, Frontend сервер, Сервер Фоновых задач, Файловое хранилище, Сервер удаленной проверки ЭП) (1 шт.): CPU – 4 ядра, RAM – 24 Гб, HDD – 600 Гб; Сервер ElasticSearch (1 шт.): CPU – 12 ядер, RAM – 56 Гб, SSD – 1000 Гб; Хранилище резервных копий – 2000 Гб - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 3. Адаптация системы в части настройки и заполнения справочников системы (за исключением справочника «Номенклатура дел»). Необходимо настроить СЭД (заполнить справочники базы данных системы) на основании согласованных с Заказчиком в ЧТЗ правил настройки СЭД. Необходимо выполнить настройку справочников: • Группы документов; • Подразделения; • Кабинеты; • Грифы доступа • Рубрикатор; • Категории адресатов; • Типы реестров; • Типы виз; • Категории поручений. В справочник «Подразделения» требуется заполнить структуру организации. Справочник содержит информацию о структурных подразделениях и должностных лицах Заказчика. Данные о должностных лицах необходимо ввести в соответствии с их принадлежностью к структурным подразделениям. Требуется создать картотеки для подразделений. Необходимо настроить в системе 45 пользователей и назначить им права, позволяющие выполнять им служебные функции в СЭД. Требуется заполнить реквизиты: • ФИО пользователя. • Опции, которые будут использоваться при работе данным пользователем. • Ассоциация пользователя с должностным лицом. • В правах пользователя должны быть настроены следующие закладки: • Картотека. Устанавливается флаг на тех картотеках, к которым пользователь имеет доступ в соответствии с полномочиями. • Абсолютные права. Должны быть настроены права в зависимости от полномочий должностного лица. • Картотека. Права назначаются пользователю индивидуально на каждую доступную картотеку. • Кабинеты. Определяется работа в кабинетах в соответствии с полномочиями. • Ограничение доступа. Грифы. Грифы назначаются пользователю индивидуально в зависимости от полномочий должностного лица. - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Информация для настройки и адаптации СЭД направляется Заказчиком в адрес Исполнителя в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня заключения контракта на адрес электронной почты, предоставленный Исполнителем или другими способами передачи информации согласованным Заказчиком. Состав необходимой информации для настройки и адаптации СЭД: • структура организации (файл в редактируемом формате .doc, .docx, .xls, .xlsx); • перечень сотрудников Заказчиков с указанием фамилии, имени, отчества, полным наименованием должности, роль в СЭД, (файл в редактируемом формате .doc, .docx, .xls, .xlsx); • бланки документов (файл в редактируемом формате .doc, .docx) (исходящие документы, организационно-распорядительные документы, внутренние документы); • перечень с наименованием и номерообразованием групп документов используемых для регистрации документов (входящие документы, исходящие документы, организационно-распорядительные документы, внутренние документы, обращения граждан); • перечень с информацией об ответственных должностных лиц из состава сотрудников (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон) - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 4. Адаптация системы путем заполнения справочника «Номенклатура дел». Справочник содержит систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях в соответствии с утвержденной (принятой) в организации номенклатурой дел. Первичной структурой справочника «Номенклатура дел» является справочник «Подразделения». Справочник заполняется в соответствии с данными, предоставленными Заказчиком по всем подразделениям, входящим в структуру Ростовской-на-Дону городской Думы. В каждой карточке дела будут заполнены следующие реквизиты: • Индекс дела • Заголовок дела • Ввод в действие (2026) • Завершение (2026) • Срок хранения • Статья хранения • Примечание (при наличии) Информация для настройки и адаптации справочника номенклатура направляется Заказчиком в адрес Исполнителя в течение 10 (десяти) рабочих дней после заключения контракта (файл в редактируемом формате .doc, .docx) - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 5. Сопровождение СЭД посредством консультирования пользователей по разделам, описанным в документации к ПО – «Курс Системного технолога СЭД». Необходимо провести обучение 1 группы численность до 3 человек специалистов указанной категории. Продолжительность курса не менее 24 часа - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Обучение проводится по следующим вопросам: • Введение в систему. Назначение и основные понятия системы. • Состав и структура системных справочников, порядок формирования и общие вопросы технологии их ведения. • Правила заполнения и ведение справочников системы. • Основные принципы настройки справочника «Подразделения». Назначение картотек. Ассоциация картотекообразующего подразделения с организацией. • Основные принципы настройки справочника «Группы документов». Настройка шаблонов номерообразования, счётчик номерообразования, отметка о наличии оригинала документа в электронном виде. Настройка реквизитов, защита от редактирования и копирования, удаление дополнительных реквизитов, протоколирование изменений дополнительных реквизитов, передача по электронным каналам связи. • Настройки и правила ведения справочников: «Грифы доступа»; «Виды доставки»; «Приоритеты проектов резолюций»; «Типы связок»; «Список организаций»; «Граждане», «Номенклатура дел» и др. справочники. • Ведение справочника «Пользователи». Регистрация пользователей системы и описание их прав. • Добавление пользователей, установка реквизитов пользователя и прав доступа к подсистемам, опциям. • Возможность определения роли пользователя. • Предоставление прав доступа к картотекам, настройка абсолютных, картотечных прав и ограничений. • Вывод в виде отчёта данных по пользователям системы. • Настройка рабочего места пользователя. • Регистрация документов. • Связывание документов. • Формирование поручений и исполнение документов. Работа в кабинете. Пересылка документа. • Создание проекта документа. • Работа в кабинете с папками проектов документов. • Поиск документов, личные папки. • Отчётные формы. • Работа с документами, списанными в дело - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Курс обучения предназначен для специалистов, ответственных за настройку СЭД «Дело», ведение системных справочников и управление правами пользователей СЭД. В результате прохождения курса специалист должен знать: • состав и структуру справочников СЭД; • состав и структуру Регистрационных карточек (РК) всех видов. В результате прохождения курсов специалист должен уметь: • производить настройки параметров СЭД; • вести системные справочники; • управлять правами пользователей системы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 6. Сопровождение СЭД посредством консультирования пользователей по разделам, описанным в документации к ПО – «Курс пользователя СЭД». Необходимо провести обучение 3 групп (численность до 15 человек в 1 группе) специалистов указанной категории. Продолжительность курса не менее 8 часов. Обучение проводится по следующим вопросам: • Введение в систему. • Регистрация документов. • Связывание документов. • Формирование поручений и исполнение документов. Работа в кабинете. Пересылка документа. • Работа с проектами документов. • Поиск документов, личные папки. • Обмен документами по электронной почте. • Работа с документами, списанными в дело. • Отчётные формы. Для проведения обучения Заказчик осуществляет формирование группы из числа сотрудников. Список сотрудников, включенных в группу для обучения, направляется Заказчиком в адрес Исполнителя за 2 (два) дня до даты проведения курса. Присутствие сотрудников в ходе проведения обучения обеспечивается и контролируется Заказчиком. Заказчик осуществляет оповещение сотрудников о дате и времени проведения курса. Для проведения обучения Заказчик обеспечивает соответствующее помещение - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 7. Ввод в действие СЭД (консультации по работе на местах). Ввод в действие СЭД (консультации по работе на местах) должен проводиться на реальных документах на рабочих местах Заказчика. Требуется произвести обучение 5 пользователям руководящего состава. Продолжительность обучения – не менее 3 часа на человека - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 8. Разработка дополнительных печатных форм. В рамках механизмов, используемых в СЭД «Дело», Исполнитель выполняет адаптацию СЭД в части настройки печатных форм: не менее 15 штук. Перечень и содержание дополнительных печатных форм и шаблонов указываются в ЧТЗ - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 9. Адаптация системы путем переноса документов. Необходимо выполнить загрузку в СЭД «Дело» информации о документах, находящихся в системе электронного документооборота «Lotus Notes». Загрузка осуществляется на основании данных, предоставленных Заказчиком количеством не менее 25 тыс. документов. Данные предоставляются Заказчиком на электронном носителе в следующем формате: для каждого выгруженного документа должен быть создан отдельный каталог, содержащий файл с данными в формате .xml и файлы, которые необходимо прикрепить к регистрационной карточке документа в СЭД «Дело». В зависимости от вида выгруженного документа файл в формате .xml должен содержать следующие данные - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для входящих документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа (оригинальный); 4. Дата документа (оригинальная); 5. Входящий номер; 6. Дата регистрации; 7. Заголовок документа; 8. Корреспондент; 9. Автор (подписант); (ФИО полностью, должность); 10. Исполнитель; (ФИО полностью, должность); 11. Адресат; (ФИО полностью, должность); 12. Срок исполнения; 13. Статус исполнения; 14. Дата исполнения; 15. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 16. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 17. Дата первой резолюции 1-го уровня; 18. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 20. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 21. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для исходящих документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер исходящего документа; 4. Дата исходящего документа; 5. Заголовок документа; 6. Адресаты; (наименование организации адресата); 7. Адресаты (ФИО представителя организации адресата); 8. ФИО (полностью) подписавшего документ; 9. Должность подписавшего документ; 10. ФИО (полностью) Исполнителя; 11. Должность исполнителя; 12. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 13. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 14. Дата первой резолюции 1-го уровня; 15. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 16. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 17. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 18. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для обращений граждан: 1. Системный номер документа; 2. Вид обращения; 3. Вид доставки; 4. Регистрационный номер; 5. Дата регистрации; 6. ФИО Корреспондента (заявитель); 7. Город корреспондента (заявитель); 8. Регион корреспондента (заявитель); 9. Индекс корреспондента (заявитель); 10. Страна корреспондента (заявитель); 11. телефон корреспондента (заявитель); 12. e-mail корреспондента (заявитель); 13. Тип обращения; 14. Код тематики (вопрос); 15. Наименование тематики (вопроса); 16. Краткое содержание; 17. Срок исполнения; 18. Статус исполнения; 19. Дата исполнения; 20. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 21. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 22. Дата первой резолюции 1-го уровня; 23. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 24. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 25. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 26. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для организационно-распорядительных документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа; 4. Дата документа; 5. Заголовок; 6. ФИО (полностью) подписавшего документ; 7. Должность подписавшего документ; 8. ФИО (полностью) Исполнителя; 9. Должность исполнителя; 10. Срок исполнения; 11. Статус исполнения; 12. Дата исполнения; 13. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 14. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 15. Дата первой резолюции 1-го уровня; 16. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 17. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 18. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для внутренних документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа; 4. Дата документа; 5. Заголовок документа; 6. ФИО (полностью) Адресата; 7. Должность Адресата; 8. ФИО (полностью) подписавшего документ; 9. Должность подписавшего документ; 10. ФИО (полностью) Исполнителя; 11. Должность исполнителя; 12. Срок исполнения; 13. Статус исполнения; 14. Дата исполнения; 15. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 16. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 17. Дата первой резолюции 1-го уровня; 18. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 20. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 21. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для повесток заседаний: 1. Коллегиальный орган (название комиссии, депутатские слушания, заседание Думы); 2. Номер заседания; 3. Дата заседания; 4. Файл протокола; 5. Номер вопроса; 6. Наименование вопроса; 7. Список системных номеров документов, относящихся к каждому вопросу (к каждому вопросу свой список) - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Для корректного заполнения всех разделов повесток заседаний, Заказчик обеспечивает выгрузку всех документов, указанных в вопросах повесток заседаний и предоставляет данные о том, какие документы, какому вопросу повестки соответствуют. Заказчик предоставляет описание полей файла с данными в формате .xml для каждого вида выгружаемого документа - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 10. Адаптация системы путем разработки процесса взаимодействия между базами. Исполнителю необходимо осуществить в соответствии с ЧТЗ модернизацию СЭД в части реализации механизма обмена документами между двумя базами данных: СЭД Администрации города Ростова-на-Дону и СЭД Заказчика. Обмен документов должен осуществляться в следующих направлениях: 1. Из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика. 2. Из СЭД Заказчика в СЭД Администрации города Ростова-на-Дону. Особенности обмена при передаче данных из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика. Необходимо переносить все документы, попавшие в картотеку Ростовской-на-Дону городской Думы. Кроме документов из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика должны передаваться и резолюции, на тех документах, которые были созданы в результате обмена данными из СЭД Заказчика в СЭД Администрации города Ростова-на-Дону. Авторы и исполнители таких резолюций заполняются из справочника организации - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 11. Сопровождение адаптации СЭД в режиме опытной эксплуатации. Для обеспечения соблюдения специалистами Заказчика корректности работы в системе Исполнитель обязан осуществить сопровождение пользователей. В рамках сопровождения Исполнитель контролирует соблюдение пользователями технологии работы в СЭД: • при регистрации документов; • адресацию документов на исполнение; • контроль исполнения документов; • согласование проектов документов; • формирование отчетности; • ведение справочников системы. Сопровождение пользователей предусматривает присутствие специалистов Исполнителя по объектам установки СЭД в период ее использования однократно общей трудоемкостью не менее 7 (семи) человеко-дней. Под трудоемкостью понимается произведение количества сотрудников, осуществляющих оказание услуг, на количество рабочих дней - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Условия оказания услуг: При оказании услуг необходимо соблюдать требования правил внутреннего распорядка, пропускного и внутриобъектового режима Заказчика и конфиденциальность информации ограниченного доступа, не проводить противозаконные действия по сбору такой информации, без письменного разрешения Заказчика не производить на территории Заказчика аудио и видео съемку и не вносить на территорию Заказчика приборы и оборудование, позволяющее производить аудио и видео съемку, не разглашать и не использовать во вред Заказчику полученные в рамках оказания услуг по настоящему техническому заданию сведения о Заказчике, о степени защищенности объектов информатизации, мероприятиях, применяемых для их защиты, персональные данные и информацию, прямо названную Заказчиком конфиденциальной. Передача указанной информации другим лицам может быть осуществлена только с письменного согласия Заказчика. За разглашение сведений, составляющих служебную, коммерческую и иную тайну, а также представляющих собой персональные данные, и нанесенный в результате этого ущерб Исполнитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Наименование характеристики - Значение характеристики - Единица измерения характеристики - Инструкция по заполнению характеристик в заявке

Оказание услуг по адаптации системы электронного документооборота "Дело" - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Общие сведения. Список сокращений: СЭД - Система электронного документооборота, РК - Регистрационная карточка, РКПД - Регистрационная карточка проекта документа, СУБД - Система управления базами данных, ПО - Программное обеспечение, БД - База данных, ЧТЗ - Частное техническое задание. Цель оказания услуг: Целью оказания услуг является внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» взамен устаревшей системы Заказчика с переносом данных и адаптации необходимого функционала - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Описание СЭД: Система электронного документооборота в Ростовской-на-Дону городской Думе внедряется на базе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (зарегистрирована Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам в реестре программ для ЭВМ (свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ № 2006614189, зарегистрировано в реестре программ для ЭВМ 6 декабря 2006 года)). Неисключительные права на использование программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» принадлежат Заказчику, в соответствии с соглашением о взаимодействии при организации межведомственного электронного документооборота от 11.03.2026 г. №4. Неисключительные права на использование программного обеспечения Альт СП (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 4305 от 29.03.2018) принадлежат Заказчику. Неисключительные права на использование программного обеспечения Postgres Pro Certified (зарегистрировано в реестре российского программного обеспечения № 104 от 18.03.2016) принадлежат Заказчику - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Состав услуг: 1. Обследование процессов делопроизводства и документооборота Заказчика. Разработка частного технического задания. На основании предоставленной Заказчиком информации необходимо: • Изучить организационную структуру организации Заказчика; • Изучить нормативно-распорядительную, методическую и справочную базу организации Заказчика в части регламентации работ по делопроизводству и документообороту; • Выявить ключевые подразделения (должностные лица) в части прохождение документопотоков; • Исследовать документопотоки, существующие технологические процессы. • Выявить ключевые и проблемные моменты в технологической цепочке регистрации, обработки, передачи, учета и последующего хранения документов. По итогам сбора и систематизации информации в течение 60 календарных дней с даты заключения муниципального контракта Исполнителем составляется частное техническое задание (далее – ЧТЗ). ЧТЗ направляется Исполнителем на рассмотрение Заказчику по электронной почте не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты составления. Заказчик в течение 5 (пяти) рабочих дней должен согласовать ЧТЗ или предложить корректировки, которые должны быть исправлены Исполнителем в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения. Корректировки направляются Заказчиком по электронной почте в адрес Исполнителя - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

2. Сопровождение установки серверной части программного обеспечения системы «ДЕЛО». Требуется установить серверную часть ПО СЭД, включая все необходимые компоненты СЭД на вычислительные мощности Заказчика: • СУБД Postgres Pro; • Серверную часть подсистемы «Дело-Web»; Программное обеспечение и вычислительные мощности предоставляются Заказчиком. Заказчиком обеспечивается соответствие характеристик серверного оборудования требованиям разработчика СЭД: Количество активных сессий: 10 – 100; Сервер БД (1шт.): CPU – 4 ядра, RAM – 16 Гб, SSD – 300Гб; Функциональный сервер (Backend сервер, Frontend сервер, Сервер Фоновых задач, Файловое хранилище, Сервер удаленной проверки ЭП) (1 шт.): CPU – 4 ядра, RAM – 24 Гб, HDD – 600 Гб; Сервер ElasticSearch (1 шт.): CPU – 12 ядер, RAM – 56 Гб, SSD – 1000 Гб; Хранилище резервных копий – 2000 Гб - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

3. Адаптация системы в части настройки и заполнения справочников системы (за исключением справочника «Номенклатура дел»). Необходимо настроить СЭД (заполнить справочники базы данных системы) на основании согласованных с Заказчиком в ЧТЗ правил настройки СЭД. Необходимо выполнить настройку справочников: • Группы документов; • Подразделения; • Кабинеты; • Грифы доступа • Рубрикатор; • Категории адресатов; • Типы реестров; • Типы виз; • Категории поручений. В справочник «Подразделения» требуется заполнить структуру организации. Справочник содержит информацию о структурных подразделениях и должностных лицах Заказчика. Данные о должностных лицах необходимо ввести в соответствии с их принадлежностью к структурным подразделениям. Требуется создать картотеки для подразделений. Необходимо настроить в системе 45 пользователей и назначить им права, позволяющие выполнять им служебные функции в СЭД. Требуется заполнить реквизиты: • ФИО пользователя. • Опции, которые будут использоваться при работе данным пользователем. • Ассоциация пользователя с должностным лицом. • В правах пользователя должны быть настроены следующие закладки: • Картотека. Устанавливается флаг на тех картотеках, к которым пользователь имеет доступ в соответствии с полномочиями. • Абсолютные права. Должны быть настроены права в зависимости от полномочий должностного лица. • Картотека. Права назначаются пользователю индивидуально на каждую доступную картотеку. • Кабинеты. Определяется работа в кабинетах в соответствии с полномочиями. • Ограничение доступа. Грифы. Грифы назначаются пользователю индивидуально в зависимости от полномочий должностного лица. - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Информация для настройки и адаптации СЭД направляется Заказчиком в адрес Исполнителя в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня заключения контракта на адрес электронной почты, предоставленный Исполнителем или другими способами передачи информации согласованным Заказчиком. Состав необходимой информации для настройки и адаптации СЭД: • структура организации (файл в редактируемом формате .doc, .docx, .xls, .xlsx); • перечень сотрудников Заказчиков с указанием фамилии, имени, отчества, полным наименованием должности, роль в СЭД, (файл в редактируемом формате .doc, .docx, .xls, .xlsx); • бланки документов (файл в редактируемом формате .doc, .docx) (исходящие документы, организационно-распорядительные документы, внутренние документы); • перечень с наименованием и номерообразованием групп документов используемых для регистрации документов (входящие документы, исходящие документы, организационно-распорядительные документы, внутренние документы, обращения граждан); • перечень с информацией об ответственных должностных лиц из состава сотрудников (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон) - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

4. Адаптация системы путем заполнения справочника «Номенклатура дел». Справочник содержит систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях в соответствии с утвержденной (принятой) в организации номенклатурой дел. Первичной структурой справочника «Номенклатура дел» является справочник «Подразделения». Справочник заполняется в соответствии с данными, предоставленными Заказчиком по всем подразделениям, входящим в структуру Ростовской-на-Дону городской Думы. В каждой карточке дела будут заполнены следующие реквизиты: • Индекс дела • Заголовок дела • Ввод в действие (2026) • Завершение (2026) • Срок хранения • Статья хранения • Примечание (при наличии) Информация для настройки и адаптации справочника номенклатура направляется Заказчиком в адрес Исполнителя в течение 10 (десяти) рабочих дней после заключения контракта (файл в редактируемом формате .doc, .docx) - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

5. Сопровождение СЭД посредством консультирования пользователей по разделам, описанным в документации к ПО – «Курс Системного технолога СЭД». Необходимо провести обучение 1 группы численность до 3 человек специалистов указанной категории. Продолжительность курса не менее 24 часа - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Обучение проводится по следующим вопросам: • Введение в систему. Назначение и основные понятия системы. • Состав и структура системных справочников, порядок формирования и общие вопросы технологии их ведения. • Правила заполнения и ведение справочников системы. • Основные принципы настройки справочника «Подразделения». Назначение картотек. Ассоциация картотекообразующего подразделения с организацией. • Основные принципы настройки справочника «Группы документов». Настройка шаблонов номерообразования, счётчик номерообразования, отметка о наличии оригинала документа в электронном виде. Настройка реквизитов, защита от редактирования и копирования, удаление дополнительных реквизитов, протоколирование изменений дополнительных реквизитов, передача по электронным каналам связи. • Настройки и правила ведения справочников: «Грифы доступа»; «Виды доставки»; «Приоритеты проектов резолюций»; «Типы связок»; «Список организаций»; «Граждане», «Номенклатура дел» и др. справочники. • Ведение справочника «Пользователи». Регистрация пользователей системы и описание их прав. • Добавление пользователей, установка реквизитов пользователя и прав доступа к подсистемам, опциям. • Возможность определения роли пользователя. • Предоставление прав доступа к картотекам, настройка абсолютных, картотечных прав и ограничений. • Вывод в виде отчёта данных по пользователям системы. • Настройка рабочего места пользователя. • Регистрация документов. • Связывание документов. • Формирование поручений и исполнение документов. Работа в кабинете. Пересылка документа. • Создание проекта документа. • Работа в кабинете с папками проектов документов. • Поиск документов, личные папки. • Отчётные формы. • Работа с документами, списанными в дело - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Курс обучения предназначен для специалистов, ответственных за настройку СЭД «Дело», ведение системных справочников и управление правами пользователей СЭД. В результате прохождения курса специалист должен знать: • состав и структуру справочников СЭД; • состав и структуру Регистрационных карточек (РК) всех видов. В результате прохождения курсов специалист должен уметь: • производить настройки параметров СЭД; • вести системные справочники; • управлять правами пользователей системы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

6. Сопровождение СЭД посредством консультирования пользователей по разделам, описанным в документации к ПО – «Курс пользователя СЭД». Необходимо провести обучение 3 групп (численность до 15 человек в 1 группе) специалистов указанной категории. Продолжительность курса не менее 8 часов. Обучение проводится по следующим вопросам: • Введение в систему. • Регистрация документов. • Связывание документов. • Формирование поручений и исполнение документов. Работа в кабинете. Пересылка документа. • Работа с проектами документов. • Поиск документов, личные папки. • Обмен документами по электронной почте. • Работа с документами, списанными в дело. • Отчётные формы. Для проведения обучения Заказчик осуществляет формирование группы из числа сотрудников. Список сотрудников, включенных в группу для обучения, направляется Заказчиком в адрес Исполнителя за 2 (два) дня до даты проведения курса. Присутствие сотрудников в ходе проведения обучения обеспечивается и контролируется Заказчиком. Заказчик осуществляет оповещение сотрудников о дате и времени проведения курса. Для проведения обучения Заказчик обеспечивает соответствующее помещение - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

7. Ввод в действие СЭД (консультации по работе на местах). Ввод в действие СЭД (консультации по работе на местах) должен проводиться на реальных документах на рабочих местах Заказчика. Требуется произвести обучение 5 пользователям руководящего состава. Продолжительность обучения – не менее 3 часа на человека - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

8. Разработка дополнительных печатных форм. В рамках механизмов, используемых в СЭД «Дело», Исполнитель выполняет адаптацию СЭД в части настройки печатных форм: не менее 15 штук. Перечень и содержание дополнительных печатных форм и шаблонов указываются в ЧТЗ - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

9. Адаптация системы путем переноса документов. Необходимо выполнить загрузку в СЭД «Дело» информации о документах, находящихся в системе электронного документооборота «Lotus Notes». Загрузка осуществляется на основании данных, предоставленных Заказчиком количеством не менее 25 тыс. документов. Данные предоставляются Заказчиком на электронном носителе в следующем формате: для каждого выгруженного документа должен быть создан отдельный каталог, содержащий файл с данными в формате .xml и файлы, которые необходимо прикрепить к регистрационной карточке документа в СЭД «Дело». В зависимости от вида выгруженного документа файл в формате .xml должен содержать следующие данные - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для входящих документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа (оригинальный); 4. Дата документа (оригинальная); 5. Входящий номер; 6. Дата регистрации; 7. Заголовок документа; 8. Корреспондент; 9. Автор (подписант); (ФИО полностью, должность); 10. Исполнитель; (ФИО полностью, должность); 11. Адресат; (ФИО полностью, должность); 12. Срок исполнения; 13. Статус исполнения; 14. Дата исполнения; 15. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 16. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 17. Дата первой резолюции 1-го уровня; 18. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 20. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 21. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для исходящих документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер исходящего документа; 4. Дата исходящего документа; 5. Заголовок документа; 6. Адресаты; (наименование организации адресата); 7. Адресаты (ФИО представителя организации адресата); 8. ФИО (полностью) подписавшего документ; 9. Должность подписавшего документ; 10. ФИО (полностью) Исполнителя; 11. Должность исполнителя; 12. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 13. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 14. Дата первой резолюции 1-го уровня; 15. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 16. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 17. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 18. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для обращений граждан: 1. Системный номер документа; 2. Вид обращения; 3. Вид доставки; 4. Регистрационный номер; 5. Дата регистрации; 6. ФИО Корреспондента (заявитель); 7. Город корреспондента (заявитель); 8. Регион корреспондента (заявитель); 9. Индекс корреспондента (заявитель); 10. Страна корреспондента (заявитель); 11. телефон корреспондента (заявитель); 12. e-mail корреспондента (заявитель); 13. Тип обращения; 14. Код тематики (вопрос); 15. Наименование тематики (вопроса); 16. Краткое содержание; 17. Срок исполнения; 18. Статус исполнения; 19. Дата исполнения; 20. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 21. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 22. Дата первой резолюции 1-го уровня; 23. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 24. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 25. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 26. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для организационно-распорядительных документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа; 4. Дата документа; 5. Заголовок; 6. ФИО (полностью) подписавшего документ; 7. Должность подписавшего документ; 8. ФИО (полностью) Исполнителя; 9. Должность исполнителя; 10. Срок исполнения; 11. Статус исполнения; 12. Дата исполнения; 13. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 14. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 15. Дата первой резолюции 1-го уровня; 16. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 17. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 18. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для внутренних документов: 1. Системный номер документа; 2. Вид документа; 3. Номер документа; 4. Дата документа; 5. Заголовок документа; 6. ФИО (полностью) Адресата; 7. Должность Адресата; 8. ФИО (полностью) подписавшего документ; 9. Должность подписавшего документ; 10. ФИО (полностью) Исполнителя; 11. Должность исполнителя; 12. Срок исполнения; 13. Статус исполнения; 14. Дата исполнения; 15. ФИО (полностью) автора первой резолюции 1-го уровня; 16. Должность автора первой резолюции 1-го уровня; 17. Дата первой резолюции 1-го уровня; 18. Текст поручения первой резолюции 1-го уровня; 19. ФИО (полностью) исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 20. Должность исполнителя поручения первой резолюции 1-го уровня; 21. Файлы - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для повесток заседаний: 1. Коллегиальный орган (название комиссии, депутатские слушания, заседание Думы); 2. Номер заседания; 3. Дата заседания; 4. Файл протокола; 5. Номер вопроса; 6. Наименование вопроса; 7. Список системных номеров документов, относящихся к каждому вопросу (к каждому вопросу свой список) - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Для корректного заполнения всех разделов повесток заседаний, Заказчик обеспечивает выгрузку всех документов, указанных в вопросах повесток заседаний и предоставляет данные о том, какие документы, какому вопросу повестки соответствуют. Заказчик предоставляет описание полей файла с данными в формате .xml для каждого вида выгружаемого документа - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

10. Адаптация системы путем разработки процесса взаимодействия между базами. Исполнителю необходимо осуществить в соответствии с ЧТЗ модернизацию СЭД в части реализации механизма обмена документами между двумя базами данных: СЭД Администрации города Ростова-на-Дону и СЭД Заказчика. Обмен документов должен осуществляться в следующих направлениях: 1. Из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика. 2. Из СЭД Заказчика в СЭД Администрации города Ростова-на-Дону. Особенности обмена при передаче данных из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика. Необходимо переносить все документы, попавшие в картотеку Ростовской-на-Дону городской Думы. Кроме документов из СЭД Администрации города Ростова-на-Дону в СЭД Заказчика должны передаваться и резолюции, на тех документах, которые были созданы в результате обмена данными из СЭД Заказчика в СЭД Администрации города Ростова-на-Дону. Авторы и исполнители таких резолюций заполняются из справочника организации - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

11. Сопровождение адаптации СЭД в режиме опытной эксплуатации. Для обеспечения соблюдения специалистами Заказчика корректности работы в системе Исполнитель обязан осуществить сопровождение пользователей. В рамках сопровождения Исполнитель контролирует соблюдение пользователями технологии работы в СЭД: • при регистрации документов; • адресацию документов на исполнение; • контроль исполнения документов; • согласование проектов документов; • формирование отчетности; • ведение справочников системы. Сопровождение пользователей предусматривает присутствие специалистов Исполнителя по объектам установки СЭД в период ее использования однократно общей трудоемкостью не менее 7 (семи) человеко-дней. Под трудоемкостью понимается произведение количества сотрудников, осуществляющих оказание услуг, на количество рабочих дней - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Условия оказания услуг: При оказании услуг необходимо соблюдать требования правил внутреннего распорядка, пропускного и внутриобъектового режима Заказчика и конфиденциальность информации ограниченного доступа, не проводить противозаконные действия по сбору такой информации, без письменного разрешения Заказчика не производить на территории Заказчика аудио и видео съемку и не вносить на территорию Заказчика приборы и оборудование, позволяющее производить аудио и видео съемку, не разглашать и не использовать во вред Заказчику полученные в рамках оказания услуг по настоящему техническому заданию сведения о Заказчике, о степени защищенности объектов информатизации, мероприятиях, применяемых для их защиты, персональные данные и информацию, прямо названную Заказчиком конфиденциальной. Передача указанной информации другим лицам может быть осуществлена только с письменного согласия Заказчика. За разглашение сведений, составляющих служебную, коммерческую и иную тайну, а также представляющих собой персональные данные, и нанесенный в результате этого ущерб Исполнитель несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации - Соответствие - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Преимущества, требования к участникам

Преимущества: Преимущество в соответствии с ч. 3 ст. 30 Закона № 44-ФЗ - Размер преимущества не установлен

Требования к участникам: 1. Единые требования к участникам закупок в соответствии с ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ 2. Требования к участникам закупок в соответствии с ч. 1.1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ

Обеспечение заявки

Требуется обеспечение заявки: Да

Размер обеспечения заявки: 50 438,10 Российский рубль

Порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки на участие в закупке, а также условия гарантии: Порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки в соответствии со статьей 44 Закона № 44-ФЗ. Обеспечение заявки на участие в закупке может предоставляться участником закупки в виде денежных средств или независимой гарантии, предусмотренной статьей 45 Закона № 44-ФЗ и требованиям, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 08.11.2013 № 1005 «О независимых гарантиях, используемых для целей Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". Выбор способа обеспечения заявки на участие в аукционе осуществляется участником закупки самостоятельно. Срок действия независимой гарантии доложен составлять не менее месяца с даты окончания срока подачи заявок. Споры, возникающие в связи с исполнением обязательств по независимой гарантии, подлежат рассмотрению в Арбитражном суде Ростовской области.

Реквизиты счета для учета операций со средствами, поступающими заказчику: p/c 03232643607010005800, л/c 05901153320, БИК 016015102, ОКЦ № 9 ЮГУ Банка России//УФК по Ростовской области, г Ростов-на-Дону, к/c 40102810845370000050

Реквизиты счета для перечисления денежных средств в случае, предусмотренном ч.13 ст. 44 Закона № 44-ФЗ (в соответствующий бюджет бюджетной системы Российской Федерации): Получатель Номер единого казначейского счета Номер казначейского счета БИК ТОФК УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ (ГОРОДСКАЯ ДУМА) () ИНН: 6164229753 КПП: 616401001 КБК: ОКТМО: 60701000001 40102810845370000050 03100643000000015800 016015102

Условия контракта

Место поставки товара, выполнения работы или оказания услуги: Российская Федерация, обл Ростовская, г.о. город Ростов-на-Дону, г Ростов-на-Дону, ул Большая Садовая, зд. 47, оказание услуг осуществляется по адресу Заказчика и на базе Исполнителя

Обеспечение исполнения контракта

Требуется обеспечение исполнения контракта: Да

Размер обеспечения исполнения контракта: 15 %

Порядок предоставления обеспечения исполнения контракта, требования к обеспечению: Исполнение контракта может обеспечиваться предоставлением независимой гарантии соответствующей требованиям ст.45 Закона № 44-ФЗ и Постановлением Правительства РФ № 1005 или внесением денежных средств на указанный Заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством Российской Федерации учитываются операции со средствами, поступающими Заказчику. Выбор способа обеспечения контракта осуществляется участником закупки самостоятельно. Срок действия независимой гарантии должен превышать предусмотренный контрактом срок исполнения обязательств, которые должны быть обеспечены такой независимой гарантией, не менее чем на один месяц, в том числе в случае его изменения в соответствии со ст. 95 Закона № 44-ФЗ. Споры, возникающие в связи с исполнением обязательств по независимой гарантии, подлежат рассмотрению в Арбитражном суде Ростовской области. Если участником закупки, с которым заключается контракт, предложена цена контракта, которая на двадцать пять и более процентов ниже начальной (максимальной) цены контракта, контракт заключается только после предоставления таким участником обеспечения исполнения контракта в соответствии со ст. 37 Закона № 44-ФЗ. Участник закупки освобождается от предоставления обеспечения исполнения контракта, в том числе с учетом ст. 37 Закона № 44-ФЗ в случае предоставления таким участником закупки информации согласно ч. 8.1 ст. 96 Закона № 44-ФЗ.

Платежные реквизиты для обеспечения исполнения контракта: p/c 03232643607010005800, л/c 05901153320, БИК 016015102, ОКЦ № 9 ЮГУ Банка России//УФК по Ростовской области, г Ростов-на-Дону, к/c 40102810845370000050

Информация о банковском и (или) казначейском сопровождении контракта

Банковское или казначейское сопровождение контракта не требуется

Документы

Общая информация

Документы

Журнал событий